Surat menyurat dalam bahasa indonesia

Surat Menyurat

A.    PENGERTIAN SURAT

Surat adalah salah satu alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan pikiran, perasaan dan kemauan dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa tulis. Pikiran, perasaan, dan kemauan dapat berupa permintaan, peryataan, penolakan, dukungan, pemberitahuan, penjelasan, dan apa saja yang ingin di sampaikan kepada pihak lain (dari pihak I, seseorang atau kelompok kepada pihak II, seseorang atau kelompok). Proses surat menyurat ini disebut juga dengan istilah korespondensi.

Menurut Solchan (2003: 14) surat resmi ialah surat yang berisikan masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.[1]

B.     FUNGSI SURAT[2]

1.      Surat sebagai Bukti Hitam di Atas Putih

Surat dapat menjadi bahan bukti pada masa yang akan datang. Oleh karena itu, surat harus dibuat berdasarkan pertimbangan yang matang dan sesuai dengan fakta yang ada. Fakta dalam surat dapat menjadi bahan bukti secara hukum.

2.      Surat sebagai Pengikat

Isi surat merupakan permintaan, peryataan,penolakan, pemberitahuan, dan penjelasan. Semua isi surat yang sudah di tuliskan dan ditanda tangani dapat menjadi pengikat pihak I dan pihak II. Oleh sebab itu, sebelum membuat permintaan, peryataan, penolakan, dukungan, pemberitahuan, dan penjelasan harus difikirkan terlebih dahulu, supaya tidak menimbulkan masalah pada masa yang akan datang.

3.      Surat sebagai Bukti Sejarah

Surat yang sudah dituliskan hitam diatas putih dan akan menjadi arsip sepanjang zaman. Secara otomatis surat tersebut akan menjadi salah satu bukti sejarah pada masa yang akan datang.

4.      Surat sebagai Pedoman

Setiap surat dikirim mempunyai tujuan tertentu. Maka , untuk bekerja atau menjawab surat tersebut harus mempedomani apa yang diinginkan pengirim surat.

5.      Surat sebagai Duta (Wakil) Penulis

Surat yang dikirim pihak I kepda pihak II merupakan wakil pihak-pihak I kepada pihak II. Oleh sebab itu, ketika kita ingin membuat surat, harus memperhatikan segala masalah yang disampaikan. Isi surat merupakan keinginan penulis dan bahasa surat tersebut merupakan gambaran kepribadian si pengirim surat.

C.    LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SURAT

1.      Persiapan dan perencanaan yang baik

Penulis membuat surat kepada seseorang (pihak lain) atau surat jawaban terhadap surat yang diterima dari seseorang (pihak lain) atau pihak ketiga membuat surat tentang pihak petama dan kedua. Penulis harus mempersiapkan waktu dan memikiran pokok masalah yang akan disampaikan dan fakta-fakta pendukung lainnya.

2.      Penyusunan pokok masalah

Pokok masalah di dalam surat sering sekali lebih dari satu. Oleh sebab itu, pokok masalah dituliskan secara berurutan mulai dari yang terpenting atau yang terbesar sampai kepada yang kurang penting atau yang terkecil. Surat tersebut benar-benar menjadi wakil (duta) penulis kepada orang yang menerima surat tersebut.

3.      Menetapkan sasaran (tujuan) surat

Sasaran atau tujuan surat dapat dibagi menjadi dua macam. Pertama, kepada siapa surat itu di kirim. Setelah hal ini diketahui, baru disesuaikan sapaan bahasan yang digunakan. Kedua, isi surat yang ingin di sampaikan. Masalah disampaikan secara berurutan mulai dari hal yang terpenting atau besar kepada yang kurang penting atau kecil.

4.      Penetapan bahan

Masalah yang akan disampaikan harus dianalisis dengan baik, sesuai dengan apa yang diinginkan atau menjawab surat sesuai dengan yang diinginkan yang mengirim surat. Setiap masalah harus disuaikan dengan data pendukung. Semua data pendukung harus disimpan atau diarsipkan dengan rapid an aman.

5.      Pemahaman tentang posisi penulis

Setiap surat yang ditulis, penulis memiliki posisi tertentu. Misalnya posisi penulis sebagai bawahan atau sejajar atau atasan. Setelah diketahui posisi penulis tersebut, maka akan dapat ditentukan sapaan dan bahasa yang digunakan. Hal ini sangat diperlukan, karena berasil atau tidaknya tujuan membuat surat tersebut, juga sangat tergantung kepada bahasa yang digunakan.

D.    BAGIAN SURAT

Secara Umum, bagian surat terdiri dari :

1.      Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan cirri khas suatu lembaga, oragnisasi bisnis, badan , atau instansi yang mencakup, antara lain nama instansi (organisasi) alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimele, nomor kontak pos, alamat website  dan e-mail, serta logo atau lambing indtansi tersebut. Kop surat dapat di tulis dengan hurup capital semua atau juga kombinasi huruf kecil dan huruf capital. Penulisan nama instasi ditulis dengan huruf Kapital ( huruf besar), sedangkan alamat instasi nomor telepon nomor facsimile kontak pos dan alamat e-mail, diawali dengan huruf capital dilanjutkan dengan huruf kecil. Oleh karena kop surat mempunyai tempat strategis , terutama untuk menarik perhatian pembaca, maka penulisannya perlu diperhatikan dengan sebaik-baikna. Dalam perkembangannya, penulisan kop surat dalam dunia bisnis modern sangatlah variatif ada yang menggunakan pola rata kiri, tengah atau kanan.

2.      Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat terkadang cepat samapi ketujuan, terkadang lambat. Dengan tercantumnya tanggal surta, penerima surat akan mengetahui kapan surat itu dibuat. Tanggal surat ditulis dengan urutan nama tempat (kota) pembuatan surat,diikuti dengan angka tanggal, nama bulan, dan angka tahun. Penulisan bulan, sebaiknya, jangan disingkat atau menggunakn angka, tetapi ditulis nama bulan tersebut secara lengkap, seperti Januari, Febuari, Maret, April.

3.      Nomor,Lampiran dan Hal atau Perihal

Kata nomor,lampiran, dan hal ditulis secara berurutan kebawah dengan diawali huruf capital, setelah itu diberi jarak dan diikuti dengan titik dua Penulisan kata “lampiran” hanya diperlukan, apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Apabila memang tidak ada yang perlu dilapirkan maka kata “lampiran” tidak perlu ditulis. Untuk surat-surat dinas dan surat-surat bisnis, biasanya terdapat nomor urut penulisan surat sesuai dengan kode pengarsipan yang dianut penomoran ini bersifat bebas, namun yang paling tidak hal ini akan mempermudahkan para petugas dalam melakukan penelusuran kembali bilamana sewaktu-waktu diperlukan.

Untuk kata “hal” atau “perihal” dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
a. sebelum penulisan alamat yang dituju

b. setelah penulisan alamat yang dituju

c. setelah penulisan salam pembuka.

4.      Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju, hendaklah diperhatikan betul kebiasaan dalam memanggil nama yang bersangkutan, termasuk didalamnya penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu atau saudar dan gelar akademik aau gelar kehormatan. Tulislah nama dan alamt yang dituju secara benar.

5.      Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan spaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum penulisan sebuah surat sangatlah bervariasi sesuai dengan suasana surat yang ingin di sampaikan, apakah untuk hal-hal yang bersifat formal atau informal. Beberapa salam pembuka yang sering dijumpai dalam dunia korespondensi saat ini antara lai : Dengan hormat, Salam Hormat, Salam Sejahtera, Saudara Wilan yang terhormat, dan Assalamualakum wr.wb. Dengan kata lain dalam penulisan salam pebuka seseorang dapat menyebutkan nama orang yang dituju.

6.      Isi Surat

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Bagaimana menulis isi surat? Secara umum, dalam menuliskan isi surat, usahakan untuk tetap menggunkan kata-kata atau istilah yang mudah di pahami, jelas ringkas dan tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup 3 hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraph penutup.

      Dalam paragraph pembuka, pengirim surat mengantarkan isi surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,pernyataan maupun permintaan tentang sesuatu. Contoh :

a.       Sehubungan dengan kenaikan harga bahan baku kertas yang cukup signifikan, mulai  bulan januari 2006 harga langganan Koran perbulan menjadi….

b.      Kami beritahuan kepada Saudara bahwa…….

c.       Mengharap kehadiran Saudara besok pada acara……….

Selanjutnya dalam paragraph isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si penerima surat. Namun yang terpenting lagi adalah isi surat hendaknya di samapikan secara singkat,lugas, dan jelas. Dalam dunia bisnis isi surat tentu saja berkaitan dengan berbagai kegiatan bisnis, misalnya pemesanan produk, pemberitahuan pindah kantor, penawaran produk baru, penaguhan utang, laporan penjualan, pengaduan pelayanan, kerja sama bisnis, penolakan kerja, proposal ekspansi dan sebaginya.

Paragraf penutup merupakn kesmpulan dan kunci isi surat. Selain itu, paragraph penutup dapat juga mengandung harapan dari isi pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada pengirim surat. Contohnya : Atas kehadiran Saudara, Kami ucapkan terimakasih

7.      Salam Penutup

Didalam sebuah surat yang baik perlu tecakup salam penutup sebagi ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau sekedar menunjukkan etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-menyurat antara lain : Hormat kami, Hormat saya, Salam Takzim, Salam Kami, Wasalam.

8.      Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan

Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Tanda tangan dibubuhi dibawahnya salam penutup. Dengan ditandatanganinya sebuah surat berarti juga mensahkan isi surat tersebut dan akibat yang akan di timbulkan oleh isi surat tersebut juga akan berbeda. Setelah surat ditandatangani, jangan lupa untuk mencantumkan nama pengirim maupun jabatan.

Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan hal-hal berikut ini :

1.      Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital seluruhnya, tetapi cukup diawali dengan huruf kapital pada setiap unsure.

2.      Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

3.      Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

9.      Tembusan

Kata “tembusan” diawali dengan huruf capital diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Kata sambutan tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang berkaitan.

10.  Inisial

Inisial disebut juga sandi yang merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Inisial umumnya ditempatkan pada bagian paling bawah disebelah kiri.

Contahnya :

MR adalah nama singkatan Muhammad Rifai si pembuatan konsep.

NH adalah nama singkatan Nur Hidayati si pengetik surat.

E.     JENIS-JENIS SURAT

a.      Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran pekerjaan merupakan surat resmi yang ditulis oleh seseorang yang ditujukan kepada instansi atau lembaga perusahaan tertentu agar penulis surat dapat diterima sebagai karyawan di lembaga tersebut.[3] Untuk dapat menulis surat lamaran pekerjaan dengan baik, kalian diharapkan dapat mengenali unsur-unsur surat lamaran pekerjaan dengan baik.

Unsur-unsur Surat Lamaran Pekerjaan

Perhatikan unsur-unsur surat lamaran pekerjaan berikut ini.

a. Tempat dan tanggal penulisan surat.

b. Pokok surat.

c. Alamat yang dituju.

d. Pembuka surat.

e. Isi surat.

f. Penutup surat.

g. Tanda tangan dan nama lengkap penulis surat.

Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Tasikmalaya, 25 Juni 2015

Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.

Kepala Bagian Personalia / HRD

PT. Ubit Bitu

Jl. Sengklek Raya No. 77

Tasikmalaya

Dengan hormat,

Bpk. Kamaluddin, seorang asisten editor di PT. Ubit Bitu, menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan Departemen Finansial PT. Ubit Bitu.

Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Ubit Bitu.

Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :

Nama	: Pika Pupita Sari
Tempat & tgl. lahir	: Tasikmalaya, 28 Agustus 1990
Pendidikan Akhir	: Sarjana Akuntansi Universitas Indonesia Jakarta
Alamat	: Perum Asri  Indah, Blok X No.8, Jakarta Utara
Telepon, HP	: 021 - 1234567, HP = 0812 3456 7890
e-mail	: abcd@gmail.com
Status Perkawinan	: Belum Menikah.

Saat ini saya bekerja di PT. Aipa Collection, sebagai staff akuntansi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di bidang finance dan perpajakan.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1.
3. Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.

Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara, dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya. Seperti yang tersirat di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras.

Demikian saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak.

Hormat saya,

Pika Puspita Sari

b.      Surat Jual Beli

Surat jual beli adalah surat kesepakatan antara penjual dan pembeli, di mana surat tersebut berisi perjanjian yang isinya telah disepakati dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dalam penandatangan surat tersebut biasanya akan dihadirkan orang ketiga sebagai saksi. Isi surat jual beli berkaitan dengan apa yang dijual, siapa yang menjual, siapa yang membeli, harga yang disepakati dan waktu serta tempat penandatangan surat jual beli tersebut. Surat jual beli biasanya digunakan dalam berbagai hal, contohnya jual beli tanah, bangunan, mobil, dan lain-lain. Fungsi surat ini jelas untuk bukti otentik pemindahtangan suatu barang dan adanya transaksi di dalamnya.

Unsur-unsur surat jual beli :

1.   Identitas kedua pihak, yaitu pihak penjual dan pihak pembeli.

2.   Isi surat perjanjian jual beli adalah pasal-pasal yang berisi hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh penjual dan pembeli.

3.   Bagian akhir dicantumkan tanda tangan penjual dan pembeli yang disertai dengan materai secukupnya. Jika perlu ditandatangani oleh saksi-saksi.

4.   Titimangsa (tempat dan tanggal) pembuatan surat perjanjian.

Contoh Surat Jual Beli

SURAT PERJANJIAN JUAL BELI MOTOR

 Bahwa pada Tanggal 27 Maret 2012 telah terjadi kesepakatan antara PIHAK PERTAMA sebagai Pemilik/Penjual 1 unit Yamaha Mio CW New Biru tahun 2009  dan PIHAK KEDUA sebagai Pembeli dan penerima Kuasa.

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya :

Nama               : Devi Hastuti

Pekerjaan         : Swasta

Alamat            : Bembem RT 16 /RW 02 Gentan, Bendosari, Jakarta Utara.

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA

Nama                 : Rainis Tanjung

Tgl Lahir           : Bandung, 21 Desember 1980

Pekerjaan          : Karyawan

Alamat               : Jaticemani, RT 01/RW 05, Grogol, Jakarta Utara.

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA

Pihak PERTAMA melakukan perjanjian dengan Pihak KEDUA, bahwa pihak PERTAMA telah menjual sebuah 1 unit Yamaha Mio CW New Biru tahun 2009 AD4894QK kepada   pihak KEDUA Sesuai kesepatan bersama bahwa motor  tersebut dijual dengan harga Rp. 7.500.000,- ( tujuh juta lima ratus ribu ), dengan uang kontan Sebesar Rp. 3.000.000,- (Tiga Juta Rupiah).

Sisanya melanjutkan angsuran berada di MANDALA MULTI FINANCE dengan nomor kwitansi KW31031112211340 dan Nomor PK 310311080235. Sebanyak 13 Kali Angsuran sejumlah per angsuran Rp. 344.000,- / per bulan. (Tiga ratus empat puluh empat ribu rupiah). Dengan asumsi PIHAK PERTAMA sudah tidak mempunyai kewajiban untuk mengangsur motor dan tidak memiliki hak milik atas motor tersebut.

Demikian surat perjanjian ini dibuat dengan kesadaran tanpa paksaan siapapun.

Jakarta Utara, 27 Maret 2012

Pihak PERTAMA, Devi Hastuti

Pihak KEDUA, Rainis Tanjung

SAKSI,

(                                   )

c.       Surat Izin

Surat izin adalah surat permohonan untuk tidak mengikuti kegiatan kerja, dan surat izin juga adalah sebagai tanda yang resmi untuk suatu ketentuan dalam melakukan sebuah aktivitas, dengan adanya surat izin kita bisa mengikuti peraturan yang ada dalam kegiatan kita.

Contoh Surat izin tidak masuk sekolah :

Contoh Surat Izin

Medan, 20 Desember 2016
Kepada Yth. Bapak/ Ibu guru
Di
Tempat

Dengan Hormat,
Dengan datangnya surat ini saya beritahukan bahwa anak saya yang
Bernama        : Fajar Pratama
Kelas               : XII

tidak dapat mengikuti kegiatan belajar seperti biasanya dikarenakan ada kepentingan. Mohon Bapak / Ibu dapat memakluminya.
Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

TTD

(nama jelas orang tua)

DAFTAR PUSTAKA

Arlita  Roza. AR1, Malta Nelisa, Ilmu informasi dan ilmu perpustakaan kearsipan

Drs. Tantawi Isma,M.A , Terampil Berbahasa Indonesia (Bandung :Citapustaka media perintis,2013), hlm. 146.

Nurita Bayu Kusmayati,Eka Trianingsih. Bahasa Indonesia untuk SMA dan MA Kelas XII Program Bahasa (Jakarta : ,2009) Hal: 54

---

[1]  Roza Arlita. AR1, Malta Nelisa, Ilmu informasi dan ilmu perpustakaan kearsipan ,

[2] Drs. Isma Tantawi,M.A , Terampil Berbahasa Indonesia (Bandung :Citapustaka media perintis,2013), hlm. 146.

[3] Nurita Bayu Kusmayati,Eka Trianingsih. Bahasa Indonesia untuk SMA dan MA Kelas XII Program Bahasa(Jakarta : ,2009) Hal: 54 

#semoga bermanfaat guys
*salam manis dari wilan :)